5 Consejos Prácticos para la Planificación de su Proyecto


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¿Tiene un nuevo proyecto que gestionar? Excelente! ¿Pero por dónde empezar?

Los primeros días (o semanas) pueden ser desalentadores ya que hay que definir lo que hay que hacer. Logre que su proyecto arranque de la mejor manera haciendo lo siguiente…

Consejo # 1: Establezca su equipo

No puede gestionar el proyecto usted solo, por lo que debe empezar definiendo quien va a ayudarle a lograr lo que hay que hacer. El patrocinador (sponsor) del proyecto puede que ya tenga algunas ideas sobre quién estará en el equipo, así que hable con ellos y luego con las partes interesadas (stakeholders) del proyecto. Conozca a los miembros del equipo y los roles que desempeñarán en el proyecto, ya que esto le ayudará a planificar la carga de trabajo de manera eficaz.

Es muy importante completar y reunir a todo el equipo tan pronto como sea posible para hablar sobre el proyecto y establecer los objetivos generales, así que coordine este encuentro de forma rápida.

Consejo # 2: Elabore una lista de tareas

Cuando todo parece complicado y abrumador, el mejor lugar para comenzar es escribir exactamente lo que se tiene que hacer. Trabaje con su nuevo grupo de trabajo para crear una lista de todas las tareas que se requieren para completar el proyecto. Ellos son los expertos en la materia, por lo que no trate de hacerlo usted sólo! Utilice sus conocimientos para construir una lista completa de tareas.

Consejo # 3: Elabore un cronograma de actividades del proyecto

Ahora registre todas las tareas del proyecto en un cronograma. Esto significa agregar fechas a su lista de tareas de manera que se puede ver el orden en el que deben completarse. También puede agregar las dependencias entre las tareas. Estas enlazan las tareas y te ayudan a ver lo que debe ser trabajado primero para que tareas posteriores se ejecuten en el tiempo estipulado. Si no está seguro acerca de cómo ordenar las tareas, involucre a su equipo de trabajo en esta actividad. Ellos son los expertos y, probablemente han hecho un trabajo similar antes, por lo que serán capaces de ayudarle a identificar cuáles son las tareas que deben suceder y cuando.

Mientras elabora el cronograma, agregue los nombres de los recursos junto a las tareas para destacar quien es responsable de qué. Normalmente es fácil identificar quien del equipo va a tomar el liderazgo en cada tarea, pero es importante obtener su aceptación antes de asignarle el trabajo.

Los cronogramas de proyectos son a menudo presentados en forma de Diagramas de Gantt, los cuales muestran la información de forma gráfica en pantalla. Sus herramientas y aplicaciones de gestión de proyectos (MS Project, MindManager, Projectmanager.com) producirán un Diagrama de Gantt para usted.

Consejo # 4: Asegúrese de que tiene entregables-hitos

¿Tiene una fecha fijada para la conclusión del proyecto, o quiere marcar el final de una fase en particular? Entonces, utilice un hito o ‘milestone’. Estos te ayudarán a visualizar los puntos que requieren una atención especial en el proyecto. En los Digramas de Gantt los hitos se representan de manera gráfica con forma de diamante de color negro y destacan puntos definidos en su cronograma, por lo que son realmente útiles para dar seguimiento a los avances del proyecto. Trate de tener al menos un hito por mes. Estos deben mostrarles cuando se ha completado un paquete de trabajo importante o se ha completado un entregable del proyecto.

Consejo # 5: Defina cómo monitorear el progreso del proyecto

Por último, piensa en cómo monitorear el progreso de su proyecto, incluso si solo ha reunido al equipo y aún se encuentra en la fase de elaboración de su lista de tareas. Decida la frecuencia con que desea revisar el progreso y cómo se hará. Utilice herramientas que le permitan generar reportes automatizados para hacer fácil el proceso de seguimiento y monitoreo. Si está preocupado acerca de no ser capaz de recordar que debe requerir y obtener de su equipo las actualizaciones de estatus de los trabajos, configure o programe una alerta en su calendario para que le recuerde que debe ponerse en contacto con ellos regularmente.

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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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