6 Conceptos Claves de la Gestión de Proyectos


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En las publicaciones anteriores: “Porqué todos debemos saber de Gestión de Proyectos”, y 5 Concejos Prácticos para la Planificación de su Proyecto, describimos los principales conceptos y características que definen un proyecto, las etapas de desarrollo del mismo y les presentamos una guía rápida para iniciar la planificación. Veamos ahora varios conceptos que todo gerente de proyectos debe conocer y entender.

1. Los proyectos y sus niveles

En la gestión de proyectos nos encontraremos con proyectos, programas y portafolios. La gráfica de mas abajo nos presenta su organización jerárquica y la relación entre los mismos.

  • Proyecto: es un grupo temporal de tareas relacionadas llevadas a cabo para crear un producto o resultado único.
  • Programa: es un grupo de proyectos relacionados y operaciones coordinadas entre sí en un esfuerzo mas grande que un proyecto.
  • Portafolio: es un grupo de programas y proyectos .

2. Restricciones fundamentales de un proyecto

Cuando surge la necesidad de iniciar un proyecto y decidimos prepararnos para acometerlo, desde el principio tenemos claro que existen restricciones, por ejemplo, si en vez de comprar un apartamento decidimos construirlo, sabremos lo siguiente:

  • El alcance, que se refiere al trabajo que usted y su equipo deben realizar, además de los entregables del proyecto,  dependerán de los recursos y del tiempo de que se disponga.triple restricción-1
  • Los recursos son finitos y limitados, por lo que el costo del proyecto no debe exceder lo presupuestado.
  • El tiempo de terminación de la construcción debe completarse según lo estipulado, debido a que si el proyecto se atrasa muy probablemente el costo aumente.
  • Cualquier cambio en el alcance, costo o tiempo afectará la calidad del producto final.

El concepto de que para cualquier proyecto el alcance, costo, tiempo y calidad están inter-relacionados y que no se puede modificar uno de ellos sin afectar a otro, se le denomina cuádruple restricción de un proyecto.

3. Línea base de un proyecto

Una vez hemos terminado la planificación y antes de iniciar la ejecución de las actividades programadas, es conveniente definir la linea base (de alcance, costo, tiempo y calidad), esta no es mas que una fotografía del momento que nos servirá como referencia para medir en lo adelante el desempeño y controlar los cambios en el proyecto. Las informaciones almacenadas en la linea base serán:

  • Cronograma original de actividades con fechas de inicio y termino.
  • Carga de trabajo planificada por recursos (expresada en horas).
  • Costos presupuestados.
  • Ingresos presupuestados.

4. Roles de un proyecto

Como ya mencionamos en el artículo anterior 5 Concejos Prácticos para la Planificación de su Proyecto, usted no puede hacer el trabajo sólo, necesita un equipo de trabajo que asuma los roles y responsabilidades requeridas para el proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto y el tipo de organización, según el PMBOK® quinta edición, se tendrán los siguientes roles: gerente de proyecto, coordinador de proyecto, asistente de proyecto, patrocinador del proyecto, alta gerencia, actores interesados, gerente funcional, oficina de gestión de proyectos y gerente de programas.  A continuación se muestra una matriz que describe las principales funciones de los actores mas relevantes.

5. Los 3 tipos básicos de estructura organizacional

Desde la perspectiva de la Gestión de Proyectos, nos podemos encontrar con los siguientes tipos de organización:

  • Funcional: Los miembro del equipo liderados por un gerente funcional trabajan para un departamento (producción, ventas, ingeniería, contabilidad, etc.) y pueden ser prestados para el proyecto. La alta gerencia asigna el proyecto a un área funcional particular y a su personal existente.
  • Proyectizada: El gerente del proyecto dispone de un equipo de trabajo dedicado al proyecto a tiempo completo, incluyendo en este a las personas que trabajan en los aspectos financieros y técnicos del proyecto, entre otros. El papel del gerente del proyecto en la gestión del proyecto es similar a la del primer ejecutivo de una empresa.
  • Matricial: El gerente del proyecto maneja un equipo que incluye al personal de diferentes áreas funcionales. Los miembros del equipo del proyecto siguen siendo responsables de sus deberes respecto a su área funcional.

6. Influencia del tipo de estructura organizacional en los proyectos

Según lo plantado en el PMBOK® quinta edición, la estructura de la organización con frecuencia restringe la disponibilidad de recursos, abarcando un espectro desde funcional a orientado a proyectos o proyectizada, con diversas estructuras matriciales en el medio. A continuación mostramos las características claves relacionadas con los proyectos de los principales tipos de estructura de la organización.


  1. Existen proyectos, programas y portafolios, formando una pirámide jerárquica donde el proyecto es la parte mas baja y el portafolio la mas alta.
  2. Todo proyecto tiene restricciones de alcance, costo, tiempo y calidad, y no se puede modificar uno de estos componentes sin afectar a otro.
  3. La línea base es un punto de referencia que nos permite controlar los cambios y medir el avance del proyecto.
  4. Dependiendo de la complejidad del proyecto y la estructura organizacional tendremos múltiples roles en el proyecto: gerente de proyecto, patrocinador del proyecto, actores interesados, entre otros.
  5. Desde la perspectiva de la gestión de proyectos existen tres tipos básicos de organizaciones: funcional, orientada a proyecto o proyectizada y matricial.
  6. Dependiendo del tipo de estructura organizacional, la disponibilidad de recursos y la autoridad del gerente del proyecto variará de poca o ninguna, hasta alta o casi total.
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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Conceptos Básicos

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