Cómo evitar o minimizar la corrupción del alcance del proyecto


Traffic Light © Lidian Neeleman | Dreamstime Stock Photos

Conocidas las causas que provocan la corrupción del alcance o scope creep, nos toca conocer ahora cómo evitarla, minimizarla y gestionarla.

Algunas personas creen que la corrupción del alcance debe ser prevenida a cualquier costo. Sin embargo, el no permitir que cierta corrupción del alcance ocurra puede ser peligroso y posiblemente obrar en detrimento de los objetivos del negocio. Además, en algunos casos puede resultar imposible prevenir la corrupción del alcance. Quizás lo mejor que podemos hacer es controlar la corrupción del alcance minimizando el volumen y la extensión de este, dice Harold Kerzner. Algunas de las actividades que pueden ser de ayuda incluyen:

1. Aceptar que la corrupción del alcance ocurrirá muy probablemente

Evitar la corrupción del alcance es casi imposible, asumiendo que en la vida la constante es el cambio y que los seres humanos somos incapaces de definir completamente todos los detalles del proyecto antes de iniciar su ejecución.

2. Realizar un análisis de requerimiento

La falta de entendimiento del requerimiento produce requerimientos incorrectos y pobremente definidos, por lo que es mandatorio que conozcas con claridad y en detalle el requerimiento del cliente, además de estar seguro de que tanto tú como el cliente entienden lo mismo. Para conocer y entender el requerimiento debes utilizar procesos, herramientas y técnicas que te ayuden en el levantamiento y definición  de este.

3. Conocer las expectativas del cliente

No des por un hecho que entiendes las expectativas del cliente y los interesados del proyecto. Las expectativas de uno y otro pueden no estar alineadas con la interpretación que tienes del requerimiento y del alcance. Tienes que entender las expectativas y establecer una continua y efectiva comunicación.

4. Asociar costos de los cambios en el alcance

Todos los cambios requieren trabajo que a su vez representan costos. Asignar costos a los cambios puede evitar que los clientes soliciten cambios alegremente. Esta estrategia obligaría que el cliente previo a la generación de la solicitud, priorice y seleccione los cambios realmente necesarios por los cuales estaría dispuesto a pagar.

5. Eliminar la noción de que el cliente siempre tiene la razón

El cliente siempre tiene la razón. Siempre que lo requerido esté dentro del alcance, esté dispuesto a pagar por ello o no afecte la salud del proyecto.

6. Actuar como el abogado del diablo

No des por sentado que todos los requerimientos de cambios son necesarios incluso si estos son generados internamente por el equipo del proyecto. Cuestiona la necesidad del cambio. Asegúrate de que hay suficiente justificación para el cambio.

7. Implementar un sólido proceso de control de cambios

Producir la documentación de los requerimientos de cambio y su manejo es un aspecto crítico para el proyecto. Un proceso de control de cambios que defina el ciclo de vida del requerimiento, los actores, sus roles y responsabilidades, permitirá asegurar que cada solicitud de cambio cumpla con los requisitos establecidos y sea apropiadamente analizada y evaluada. Este proceso puede evitar que cambios no deseados sean aprobados e implementados sin pasar previamente los controles establecidos.

8. Determinar los efectos de los cambios

La corrupción del alcance afectará el cronograma, costo, alcance y recursos. Determina cuáles fechas de hitos (milestone)  pueden ser movidas y cuáles no, si serán necesario recursos adicionales y si estos recursos a su vez estarán disponible.

9. Involucrar los usuarios desde el comienzo

El involucramiento temprano del usuario puede minimizar la corrupción del alcance o al menos identificar los cambios en el alcance lo suficientemente temprano para que puedan reducirse los efectos de los cambios.

10. Agregar reserva de recursos

Puede ser posible agregar cierta flexibilidad en el presupuesto y el cronograma si se espera una fuerte corrupción del alcance. Esta podría aparecer como una reserva monetaria de contingencia para costear problemas y las actividades desarrolladas dentro del cronograma  del proyecto.

11. Saber quien tiene la autoridad

No todos los miembros del comité de control de cambios tienen la autoridad para firmar y aprobar los cambios. Tienes que saber quién posee esta autoridad.


Conclusión

En pocas palabras, el proceso necesario para ‘evitar’, minimizar o manejar la corrupción del alcance, se resume como sigue:

  • Entiende el requerimiento y lo que quiere lograr tu cliente.
  • Colabora con tu cliente para producir una solución.
  • Define el alcance de los trabajos necesarios para proveer la solución.
  • Aplica sólo los cambios que hayan sido evaluados y aprobados conforme al plan de gestión de cambios.
  • Asigna precio a la solución de manera que se reduzca la posibilidad de aumento del presupuesto después de iniciados los trabajos.
  • Acuerda por escrito los detalles de los servicios a ser prestados.

¿Cuáles son tus opiniones sobre la corrupción del alcance? ¿Tienes alguna historia de corrupción del alcance para compartir con nosotros? Si es así, ¿qué has aprendido de esta experiencia? Haznos saber en la sección de comentarios.


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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Gestión de Cambios, Gestión del Alcance

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