Ciclo de Vida del Proyecto – Fase de Monitoreo y Control


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Do you have any Control left ? © | Sebastien Wiertz

Saber que el trabajo planificado se está llevando a cabo y que estamos produciendo resultados suena genial. Sin embargo, junto a las actividades de elaboración y desarrollo de los entregables, el gerente de proyecto debe ejecutar un conjunto de procesos de gestión para supervisar y controlar el tiempo, costo y calidad de cada entregable que se produce. Veamos a continuación estos procesos:

Realizar la Gestión del Tiempo. Este es el proceso de seguimiento y control del tiempo invertido por el personal en el proyecto. Las hojas de registro de tiempo se utilizan para dar seguimiento y registrar el tiempo invertido, para que el gerente de proyectos pueda determinar el progreso general del proyecto.

Realizar la Gestión de Costos. Asegurar la conclusión y entrega de los proyectos dentro del presupuesto es siempre una tarea difícil. Para supervisar y controlar los costos de manera efectiva, un proceso de gestión de costes es ejecutado para identificar los costos del proyecto (es decir, los gastos) y registrar la tasa de consumo del presupuesto del proyecto.

Realizar la Gestión de la Calidad. Para asegurar que el proyecto produce entregables que cumplen con los requisitos del cliente, es necesario el uso de un proceso formal de gestión de calidad. Este proceso consiste en la realización de las actividades de aseguramiento y control de calidad, especificadas en el Plan de Calidad para gestionar el nivel de calidad del proyecto.

Llevar a cabo la Gestión de Riesgos. Si bien la gestión del tiempo, el costo y la calidad puede ser un trabajo de tiempo completo, otro proceso clave dentro de la gestión de proyectos es la mitigación de los riesgos del proyecto. Para llevar a cabo la Gestión de Riesgos en un proyecto, es necesario monitorear y controlar los riesgos del proyecto mediante la adopción de las medidas necesarias para prevenir los riesgos y reducir al mínimo el impacto en el proyecto.

Llevar a cabo la Gestión de Problemas. Durante el ciclo de vida del proyecto, cuestiones imprevistas surgen a menudo que impactan de la capacidad del proyecto para cumplir con los objetivos establecidos. La clave del éxito es tener un proceso para revisar y resolver problemas antes de que impacten severamente en el proyecto.

Realizar la Gestión de Adquisiciones. Los proyectos a menudo requieren bienes y servicios de proveedores externos para ayudarles a cumplir los objetivos fijados. En estas situaciones, un Proceso de Gestión de Adquisiciones se pone en marcha para vigilar y controlar el desempeño de los proveedores del proyecto.

Realizar la Gestión Aceptación. Puedes ofrecer un conjunto de entregables de primera clase, pero a menos que el cliente acepte que sus productos satisfacen sus necesidades, el éxito del proyecto estará comprometido. Para obtener la aprobación del cliente de cada entrega, deben realizare revisiones de aceptación como parte de un proceso de gestión de aceptación.

Realizar la Gestión de las Comunicaciones. Todo el mundo en el equipo necesita ser informado periódicamente de los avances del proyecto. Al completar las actividades de comunicación que figuran en el Plan de Comunicaciones, te asegurarás que todos los interesados ​​en el proyecto reciben las informaciones correctas en el momento adecuado.

Realizar la Fase de Verificación. Con todos tus entregables aceptados por el cliente, estas casi listo para cerrar el proyecto. Pero primero, una revisión de fase se lleva a cabo para garantizar que todas las actividades necesarias en la fase de ejecución se han completado y el proyecto está listo para pasar a la fase de cierre.

Fuente: Method123 - Project Management Guidebook

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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

Publicado en Conceptos Básicos, Fases del Proyecto

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