Manejar las tareas del proyecto puede resultar complicado si no tienes y manejas las herramientas adecuadas. A continuación te dejo algunos importantes consejos que pueden ayudarte a hacer mejor tu trabajo.
Consejo # 1: Elabora una lista de tareas pendientes
Olvídate de colocar notas adhesivas en el monitor, una lista en la tablet y notas garabateadas en un pedazo de papel… necesitas una lista de tareas pendientes. El uso de un software en línea o una aplicación para teléfonos móviles es la mejor manera, porque es probable que siempre tengas tu teléfono o computadora portátil a mano. Puedes abrir rápidamente la aplicación en tu smartphone o tablet y registrar la tarea.
Si no tienes acceso a la Internet cuando surge alguna idea de trabajo, haz una nota rápida en algún lugar (como redactar y enviarte un correo electrónico el cual se enviará automáticamente cuando tu dispositivo se conecte a la Internet) y luego no olvides ingresarla en la aplicación para hacer la lista más adelante.
Consejo # 2: Asigna prioridades a tus tareas
La creac
ión de una lista central de tareas es de gran ayuda, sin embargo para hacer frente a esta larga lista necesitas asignar prioridades a tus tareas. Hay dos maneras de hacer esto: identificando lo que es urgente y lo que es importante.
Tareas urgentes son las cosas que hay que hacer en este momento, como una solicitud de informe hecha por el patrocinador del proyecto que debes entregar para el final del día. Las tareas importantes no necesariamente tienen que hacerse de inmediato, pero son esenciales para el éxito del proyecto. Por supuesto, una tarea puede ser urgente e importante al mismo tiempo y la prioridad de las tareas puede cambiar de un día para otro. Una herramienta útil y muy utilizada para estos fines es la matriz de Eisenhower.
Consejo # 3: Registra las tareas de otras personas
Uno de los grandes retos para los administradores de proyectos es asegurarse de que las tareas asignadas a otros recursos están siendo realizadas. Cuando una tarea es tu responsabilidad, sabes que será fácil manejar el tiempo, pero cuando es un trabajo asignado a otra persona, es probable que necesites presionar un poco de vez en cuando, incluso si se trata de una tarea o actividad que ha sido registrada en el acta de una reunión.
Cuando otras personas asuman una responsabilidad o tarea en una reunión, haz una nota de ello y registrarlo en el software o aplicación que utilices, para su posterior asignación y seguimiento. En lo adelante serás capaz de controlar el progreso y recordarles de vez en cuando al responsable acerca de lo que acordaron hacer, asegurándote de que se haya completado antes de la fecha límite.
Consejo # 4: Registra y da seguimiento a tu tiempo
El uso de las hojas de registro de tiempo es una excelente forma para manejar y dar seguimiento a las tareas y el tiempo. ¿Por qué? Debido a que te ayuda a ver exactamente dónde estás gastando tu tiempo durante el día, y esta información te permite priorizar con eficacia.
Por ejemplo, si estás registrando tu tiempo verás con precisión cuánto tiempo pasas en las redes sociales y contactando a tus amigos en horario de oficina, y la cantidad de tiempo que pasas haciendo otras cosas que no contribuyen directamente para hacer avanzar tu proyecto. Encontrarás información útil como a qué horas del día eres más productivo y en cuales proyectos (o actividades de gestión de proyectos) inviertes más tiempo.
Consejo # 5: Delega tareas
Por último, mira lo que se puede delegar. No tienes que hacerlo todo en el proyecto. Los proyectos representan grandes oportunidades de desarrollo y aprendizaje para los miembros de tu equipo también, por lo cual debes pensar en lo que puedes delegar en otros.
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Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.
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