Utilice un scorecard del proyecto para declarar el éxito (Parte 2 de 2)


dashboards-in-bscdesignerPor Tenstep

Cuando termina un proyecto, muchos equipos de proyectos luchan con si fueron realmente exitosos. La semana pasada,  en el artículo cuatro maneras sencillas para declarar el éxito del proyecto, exploramos una serie de técnicas sencillas, pero cada vez más complejas, para la comprensión del éxito del proyecto. Ahora podemos explorar la solución más completa – Scorecard del Proyecto. Esto permite una discusión mas basada en los hechos del éxito global del proyecto. Los seis pasos para crear el scorecard del proyecto son los siguientes:

1. Identificar los criterios de éxito. Este es el paso más importante. Hay que identificar lo que significa ser exitoso. Esto es por lo general más que cumplir con los plazos y presupuestos. También puede requerir una revisión de calidad, atención al cliente, seguridad, y mucho más. Revisa los objetivos y resultados del acta de constitución del proyecto, así como cualquier otra información existente que sea relevante para el proyecto.

2. Asignar métricas potenciales. Identifica indicadores potenciales para cada criterio de éxito que proporcione una indicación de si estas en la ruta correcta para el éxito. Estos pueden ser, métricas cuantificables directas o indirectos que te den una idea de los criterios de éxito. A medida que tomes cada vez más factores en cuenta para determinar el éxito del proyecto, es posible que tengas algún tipo de sistema de ponderación. Esto será necesario porque no todos los factores de rendimiento son de igual importancia.

3. Buscar un equilibrio. La lista potencial de métricas debe ser colocada en categorías para asegurarse de que proporcionan una visión equilibrada del proyecto. Por ejemplo, tu no quieres terminar con sólo un conjunto de indicadores financieros, a pesar de que podrían ser más fácil de obtener. En general, busca indicadores que proporcionen información en las áreas tales como el costo, el esfuerzo, la duración, la calidad de las prestaciones, y la satisfacción del cliente con los entregables producidos, etc.

4. Priorizar la lista equilibrada de las métricas. Dependiendo del número de métricas que hayas identificado, prioriza la lista para incluir sólo las que tienen el menor costo para recopilar y proporcionar el mayor valor al proyecto.

5. Establecer objetivos. La métrica per se puede ser de algún interés, pero la medida del éxito proviene de la comparación de los datos de la realidad frente a un objetivo predefinido. El objetivo ofrece el contexto para saber si el valor de medición actual es bueno, malo o se está moviendo en la dirección correcta.

Agregar actividades al cronograma. Para cada métrica, determina las actividades específicas necesarias para recopilar y analizar la información. Estas actividades deben ser añadidas a la programación del proyecto.

Esta información debe incluir:

  • ¿Qué datos específicos se necesita para las métricas?
  • ¿Quién es responsable de la recogida de la métrica?
  • ¿Cuando la métrica será recogida y reportada?
  • ¿Cómo serán reportadas las métricas (informes de estatus, reuniones trimestrales, informes de métrica)

El equipo del proyecto y el patrocinador deben estar de acuerdo en el scorecard global desde el principio. No quieres estar en una posición en la que el equipo está declarando el éxito al final de un proyecto, pero el cliente siente que el proyecto no tuvo éxito. Si tienes un acuerdo sobre el scorecard, tanto el equipo del proyecto y el cliente tendrán expectativas comunes en términos del éxito global del proyecto.


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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Conceptos Básicos

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