Innovación – Proceso visual: Fase 1 – Estado actual


Current State ©2015 XPLANE

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Por  | XPLANE

El tratamiento sin diagnóstico es negligencia. Esto es especialmente cierto en los procesos.

Mapear la situación actual de un proceso puede ser el comienzo y el final de un proyecto. A veces simplemente articulando cómo funciona hoy un proceso es todo lo que se necesita. Sin embargo, con mucha frecuencia el levantamiento y mapeo del estado actual sirve como base para la creación de un proceso nuevo o mejorado.

¿Qué es el mapeo del estado actual del proceso?

El mapeo del estado actual es justo lo que suena, es decir,  es el levantamiento y mapeo de cómo funciona hoy un proceso.

Hacemos esto al reunir las partes interesadas y a expertos en la materia para visualizar el proceso actual, trabajando juntos en las paredes, en un ambiente de taller co-creativo. La idea es llevar y colocar a las personas que conocen el proceso en una habitación para tener una conversación con todos a la vez.

Esto es mucho más efectivo que el enfoque de análisis de negocios comúnmente utilizado, el cual requiere que el analista reconstruya su propia comprensión del proceso seguido por la socialización, validación y refinamiento antes de empezar la mejora. Es mucho mejor tener a este grupo de personas trabajando juntas para mapear y luego salir de la habitación diciendo: “Ese es el proceso como todos lo entendemos hoy en día.”

¿Por qué es importante el mapeo del estado actual del proceso?

Tomarse el tiempo para mapear el estado actual de un proceso es importante por varias razones:

  • En primer lugar, permite el examen completo y  la documentación del proceso, tal como existe hoy en día. Esto siempre revela excepciones y variaciones en el proceso donde las personas están compensando brechas con soluciones que satisfagan sus necesidades. Estas son las primeras posibles oportunidades de mejora.
  • En segundo lugar, hacer el trabajo de campo del estado actual del proceso actúa como un manual para las partes interesadas y para los expertos en la materia, lo cual permitirá que estos se comprometan con el esfuerzo global a través de la creación de un sentido de pertenencia y recibir el apoyo que les ayudará a sostener el esfuerzo y fijar los resultados una vez finalizado el mapeo.
  • Y por último, tener un mapa-visual (como artefacto físico) proporciona un punto de referencia y construcción común para el equipo, lo que les permitirá mantener la alineación a medida que trabajen a través del tiempo y el espacio para recordar el esfuerzo.

Herramientas y técnicas

Alcance y altitud: Mapear un proceso con un primer grupo requiere conseguir la alineación sobre el alcance y altura, para que todos estén enfocados en la mismas cosas. El alcance simplemente representa los puntos de inicio y fin, y la altitud, el nivel de detalle que necesitamos para describir el proceso. Estos proporcionan parámetros esenciales para la planificación del proceso y mantienen al equipo alineado a lo largo del desarrollo.

Proceso en bloques: Con el alcance y la altitud claramente definidos, desglosamos el proceso en fases, posibles sub-fases y pasos en un ejercicio llamado ‘proceso en bloques’. Esto permite crear un marco de referencia más simple que le permitirá al grupo completar una imagen clara del proceso actual.

Corrida del proceso: Utilizando el mapa del estado actual, las partes interesadas “corren” el proceso real para validar el mapa, actualizándolo con soluciones alternativas, medidas adicionales o atajos que se producen en los procesos más maduros. Esto hace que la situación actual refleje lo que está sucediendo realmente en lugar de lo que dice el manual.


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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Desarrollo Profesional, Innovación

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