Innovación – Proceso visual: Fase 2 – Estado futuro


Estado futuro 1Por | XPLANE

La fase del Estado Futuro mapea visualmente el nuevo proceso de principio a fin. Esto suena bastante simple, sin embargo, obtener de forma correcta este mapa es tan crítico como difícil.

¿Qué significa mapear el Estado Futuro?

Una de las razones por las cuales Lean es tan exitosa es porque mapea de forma intensa la cadena de valores de extremo a extremo. Hemos desarrollado un enfoque de mapeo similar para visualizar claramente las interacciones humanas que son críticas para hacer eficaz cualquier proceso.

Para esto procedemos a reunir a todos los grupos claves de nuestro interés en un salón, en una sesión de trabajo para mapear literalmente cada paso del proceso en una pizarra. Es vital que nos aseguremos que en el salón se encuentren las personas adecuadas. Realmente, las personas que mejor conocen el proceso sabrán dónde pueden estar los cuellos de botella y dónde hay oportunidades de mejoras fáciles de realizar. Reunir un grupo multidisciplinario de las partes interesadas les permite a las organizaciones tener una mirada holística o integral del proceso y no simplemente enfocada en las pocas áreas que estén claramente en dificultad.

Deseamos diseñar el proceso de principio a fin, incluyendo todas las transferencias y las interacciones que deben llevarse a cabo a lo largo del camino. Estas relaciones humanas vitales son importantes para conseguir que el Estado Futuro sea un éxito en el lugar de trabajo, y la Innovación Visual de Procesos es la que las trae a la vida.

¿Por qué es tan importante mapear el Estado Futuro?

La mayoría de los procesos  quedan rezagados en el lado humano del proceso. Las transferencias, puntos de colaboración, o cambios de rutina que se requieren para hacer una iniciativa de mejora de procesos exitosa deben ser entendidas por las personas involucradas. Mapear visualmente estos puntos de convergencia fundamentales es una de las claves del éxito.

Cuando los líderes y los empleados pueden ver claramente tanto lo que se supone que deben hacer, el porqué deben cambiar, y cómo encajan ellos dentro del plan, éstos pueden comenzar a cambiar. Ahí es donde las organizaciones ven y sienten el beneficio del cambio de proceso.

Herramientas y técnicas

Mapeo del Estado Futuro: En un taller con los actores clave, mapee el estado futuro haciendo preguntas claves: ¿Cuál es la acción? ¿Quién toma las medidas y cómo se logra esto? ¿Cuál es el resultado y cuál es la transferencia para el siguiente paso? Al final de la sesión de descubrimiento, el mapa ayudará a la gente a entender claramente lo que tienen que hacer.

Prototipos en papel: Para ver el proceso en acción, la creación de prototipos en papel por medio de dibujos hechos a mano les permite a los equipos poner a prueba un nuevo proceso con diferentes grupos involucrados. Es una manera rápida y eficaz para examinar un plan de mejora de procesos desde diferentes perspectivas y refinar el proceso antes de hacer grandes inversiones.

Mejores prácticas y benchmarking: Puede ser importante investigar las mejores prácticas de la industria para entender dónde las organizaciones pudieran encontrar brechas y oportunidades de mejora, cuáles objetivos deben ser las prioridades y evaluar las expectativas del cliente. Esto ayuda a establecer los puntos de referencia y objetivos establecidos para que las organizaciones adopten las mejores ideas.

Mapeo de oportunidades Plus / Delta: Construyendo sobre  el estado actual, los interesados mapean lo que está funcionando y dónde esas tácticas y actividades pudieran producir beneficios en el proceso. Luego estos mapean las oportunidades basados en su propia experiencia del funcionamiento día a día del proceso con el fin de crear un Estado Futuro mejorado.


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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Desarrollo Profesional, Innovación

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