Planificación inadecuada – principal causa de problemas en los proyectos


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Por Tenstep

¿Alguna vez has asistido a una reunión de cierre en un proyecto que tenía grandes problemas? Si es así, lo más probable es que uno de los temas principales que has oído es que “deberíamos haber pasado más tiempo en la planificación.”

He oído a los jefes de proyectos decir que el tiempo que pasan en planificación podría ser mejor invertido “haciendo el trabajo”. Esto no está bien. Antes de comenzar los trabajos del proyecto, el director del proyecto debe asegurarse que el sponsor y las partes interesadas entienden y aprueban el trabajo requerido. Cuanto mayor sea el proyecto, más importante es definir esta información formal y explícitamente. Cuando se piensa en ello, muchas dificultades en el proyecto pueden atribuirse a problemas en la planificación. Éstas incluyen:

  • Malas previsiones sobre la base de no comprender la totalidad del trabajo.
  • La falta de gestión de cambios del alcance, porque el alcance no estaba debidamente definido desde el inicio.
  • Problemas que se producen debido a la mala gestión de riesgos.
  • Faltar al trabajo porque el horario no está pensado.
  • No entender a todos los actores involucrados.

No debe sorprender, entonces, que la mejor manera de evitar este problema es hacer un buen trabajo de planificación del proyecto por adelantado. Hay cuatro componentes principales en el proceso de planificación.

Definición de los trabajos. Es necesario comprender la naturaleza del proyecto, incluyendo los objetivos, el alcance, los supuestos, riesgos, presupuesto, cronograma, la organización y la concepción general.

La comprensión del cronograma. Debe crearse un cronograma del proyecto antes de que este comience. Esto es necesario para ayudar a determinar cómo se llevarán a cabo las tareas, y para estimar el esfuerzo y duración total del proyecto.

La estimación de los costes. El sponsor y tú necesitan una buena estimación de los costos antes de que el proyecto se ponga en marcha.

Ponerse de acuerdo sobre los procesos de gestión de proyectos. Esto incluirá la forma en que el director del proyecto gestionará el alcance, problemas, riesgos, comunicación, programación, etc.

La gente me pregunta cuánto tiempo se necesita para completar la planificación del proyecto. La respuesta es lo “suficiente”. Necesitas invertir el tiempo que sea necesario para definir las tareas, crear un cronograma, estimar los costos y establecer los procesos de gestión de proyectos. Si tu proyecto es pequeño, esto no debería tomar mucho tiempo. Si tu proyecto es grande la planificación puede tomar mucho tiempo. En otras palabras, la planificación es escalable en función del tamaño del proyecto.

Pasar tiempo en una buena planificación termina teniendo mucho menos tiempo y esfuerzo que tener que corregir los problemas mientras el proyecto está en marcha. Todos sabemos que este es el caso. Sólo tenemos que practicar esto en nuestros proyectos.


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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Fases del Proyecto
2 comments on “Planificación inadecuada – principal causa de problemas en los proyectos
  1. Rodolfo Siles dice:

    Muy buen articulo, no solo la planificación es una fase importante sino que también sucede a lo largo de la vida del proyecto. Se suele solo dedicar tiempo a la planificación antes de la fase de ejecución pero es importante saber que el objetivo no es solo hacer un plan sino de revisarlo y modificarlo de acuerdo a las necesidades y cambios en el proyecto.

  2. Danny Reyes dice:

    Estas en lo correcto Rodolfo. La planificacion es dinámica y permanente.

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