Cinco consejos claves para gestionar el alcance del proyecto


Marilyn ScopeCreepPor Method123

Cuando le dices a tu patrocinador que deseas administrar bien el alcance de este proyecto, el patrocinador a menudo piensa “oh no. Eso significa que no podemos cambiar nada.” Pero este no es el caso. Ya sabes que las cosas cambian en un proyecto y cuanto más largo es tu proyecto, es más probable  que tenga cambios. Gestionar el alcance significa que reconoces que se ha producido un cambio en el alcance y lo gestionas de manera proactiva. Utiliza estos cinco consejos para ayudarte en esta tarea.

Consejo 1: Establece el alcance de forma concreta

Suena simple, pero el primer paso es definir el alcance del proyecto en detalle. ¿Cuál es el alcance del proyecto? Hay tres elementos principales del alcance. A alto nivel, para lo cual necesitas entender los resultados o entregables del proyecto, es decir, las cosas que se van a construir. También es necesario conocer los límites de lo que está en el alcance y lo que está fuera de alcance. Por otro lado, el alcance a bajo nivel se compone de los requerimientos. Estos tres elementos, los entregables, límites y requerimientos, conforman el conjunto de los productos que definen el alcance.

Consejo 2: Elabora el plan para gestionar los cambios en el alcance

Crea un plan de gestión del alcance en la fase de planificación de tu proyecto. Esto no tiene por qué ser un documento de 15 páginas. Sólo tienes que saber y dejar establecido cómo vas a manejar los cambios de alcance y asegurarte de que tu patrocinador está de acuerdo con el proceso.

Consejo 3. Asegúrate que conoces el impacto en el proyecto, así como el beneficio

A menudo recibimos solicitudes de cambio de alcance que explican los beneficios del cambio. Cuando mostramos estas a los patrocinadores, es muy probable que digan que sí, ya que todo lo que ven son los beneficios. Ellos no ven el impacto en el proyecto. Por lo general, los cambios de alcance requieren más trabajo, y esto puede impactar en el calendario y el presupuesto. Pero no se detiene allí. A menudo, los cambios de alcance aumentan el riesgo del proyecto; pueden tener implicaciones de personal y pueden impactar a los proveedores (compras). La clave es identificar el impacto total en tu proyecto en todos las dimensiones de la gestión de proyectos.

Consejo 4: Reconoce los cambios

A menudo, los gerentes de proyectos y sus equipos de trabajo no reconocemos cuando se ha producido un cambio. Este es un signo de la corrupción del alcance (Leer artículos 15 Causas que provocan la corrupción del alcance del proyecto y Cómo evitar o minimizar la corrupción del alcance del proyecto). Estos son pequeños cambios incrementales que, o bien no reconocemos como cambios de alcance, o que optamos por ignorarlos porque son pequeños. Sin embargo, todos los cambios de alcance deben ser reconocidos y manejados a través del proceso de gestión del alcance definido. Los pequeños cambios pueden tener su propio proceso simple para su evaluación y aprobación, pero todos los cambios deben ser gestionados.

Consejo 5: Documenta todos los cambios – incluso los más pequeños

Cada vez que tu cliente cambia los entregables, límites o requisitos, asegúrate de que documentas el cambio y luego revisa el impacto de ese cambio en el proyecto. Cada cambio no necesita un formulario de cambio de alcance por separado, pero todos los cambios deben ser documentados en el registro de cambios de alcance. A continuación, puedes estar seguro que el alcance inicial, más el registro de cambios de alcance, se reflejarán en los resultados finales. Si tomas los cambios de alcance verbales sin documentarlos, habrá una brecha entre el alcance acordado y su solución final que puede ser difícil de explicar.


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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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