Ser proactivo gestionando un proyecto con presupuesto poco realista


Day 142 | Pascal

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Si como gerente de proyecto te toca lidiar con un proyecto con lo que percibes como ‘presupuesto poco realista’, lo primero que tendrás que hacer es discutir la situación con el sponsor o patrocinador del proyecto para ver si hay algunos factores que están incidiendo en el presupuesto del proyecto. Por ejemplo, puede haber restricciones presupuestarias. Si eres un vendedor, es posible que tu personal de ventas haya comprometido un precio fijo para el proyecto. En algunos casos, el gestor o el patrocinador podrían establecer un presupuesto arbitrario sin mucha justificación. Esto no significa necesariamente que tu reto sea más fácil, pero es posible que al comprender mejor la razón del porque el presupuesto de tu proyecto es fijo, tú y tu equipo puedan lograr los objetivos del proyecto ajustándose a esta restricción de forma más fácil. Es importante destacar, que si se tiene una metodología completa de gestión de proyectos, tendrás a mano herramientas y técnicas para responder a estas preocupaciones.

La segunda cosa que debes hacer es estimar los costes de forma independiente para ver cuán grande es la brecha que existe entre tus costos estimados y el presupuesto disponible. Esto te dará una mejor idea para poder afrontar el desafío. Si tu estimación independiente es del 5% por encima del  presupuesto disponible, es posible que puedas cerrar la brecha sin demasiado problema. Sin embargo, si la brecha es del 50% debes saber que no puedes conseguirlo desde aquí.

Hay una serie de respuestas y estrategias que puedes utilizar para gestionar proyectos con presupuestos poco realistas.

  • Reduce el alcance. Habla con el patrocinador del proyecto acerca de reducir el alcance del proyecto. A ver si hay características y funcionalidades que puedan ser excluidas, por ahora, para que el proyecto pueda ser completado y entregado de conformidad con el presupuesto especificado.
  • Identifica y gestiona el presupuesto como un riesgo del proyecto. La utilización de la gestión de riesgos te ayudará a gestionar mejor las expectativas al principio del proyecto y también obtener  opiniones e ideas sobre maneras que podrías ser capaz de usar para manejar el presupuesto.
  • Gestiona el alcance con tolerancia cero. En muchos proyectos, se empieza con un presupuesto agresivo y la situación empeora debido a que el gerente del proyecto no gestiona eficazmente el alcance. Si estás en un proyecto con un presupuesto poco realista, para empezar, es absolutamente crítico que gestiones el alcance eficazmente, no permitiendo la modificación del alcance sin una petición de cambio del alcance debidamente aprobada. Una gestión del alcance disciplinada asegurará que sólo se tiene que entregar lo prometido y acordado originalmente, y que todos los cambios requeridos y aprobados se acompañan de un aumento correspondiente en el presupuesto y el cronograma.
  • Busca las oportunidades de mejora de procesos. Por último, ten una mirada honesta hacia el presupuesto y tu enfoque para la ejecución del proyecto. Habla con tu equipo, clientes, y con la gerente sobre cualquier idea que puedan tener para la ejecución del proyecto a menor costo. Esto hará que todo el mundo sea y se sienta parte de la solución. Por ejemplo, tal vez podrías comprar equipo usado que todavía se adapte a las necesidades del proyecto en lugar de nuevos equipos. Tal vez puedas cambiar y hacer más eficientes algunos procesos del ciclo de vida. Esto puede resultar en ahorros en el presupuesto también.

Aunque parece que estás siendo responsable por los presupuestos que no están dentro de tu control,  tienes el control sobre los procesos que se utilizan para gestionar el proyecto. Mira todos los aspectos de la gestión de proyectos para ver si se puede lograr que el presupuesto poco realista pueda ser manejado de forma que el los objetivos del proyectos se logren.

Por Tenstep Inc. (c) 2016. All rights reserved.


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Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Gestión de Costos

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