Ocho pasos para usar proyectos en el cierre de brechas en la organización


#163/366 by Robert McGoldrick

Un proceso de aprobación de proyectos es parte de la gestión de cartera. En muchas empresas, el proceso de aprobación de proyectos se inicia durante el proceso anual de planificación empresarial. Los proyectos son presentados, evaluados y aprobados para el siguiente año fiscal. El siguiente proceso muestra una visión muy simplificada y de alto nivel de lo que este proceso implica.

1. Completar el análisis del estado futuro: Evaluar el estado futuro de la organización y el mercado. Las preguntas incluyen: ¿Cuál es la visión para la organización en tres (a cinco) años? ¿Cómo será el mercado? ¿Dónde estarán los competidores? ¿Qué capacidades deben estar en su lugar?

2. Completar el análisis del estado actual: Evaluar dónde está la organización hoy. Las preguntas incluyen: ¿Cuáles son las fortalezas y debilidades? ¿Cuál es la principal misión y estrategia? ¿Está la organización ganando o perdiendo en el mercado?

3. Crear análisis de brechas (Gap Analysis): ¿Qué tiene que suceder para mover a la organización de donde está hoy a donde debe estar en el futuro? ¿Qué habilidades hay que construir? ¿Qué capacidades deben estar en su lugar? ¿Qué sistemas de información necesitan ser desarrollados o comprados? ¿Qué procesos deben implementarse?

4. Proponer proyectos para cerrar la brecha: ¿Qué proyectos deben ser financiados para que la organización se mueva de donde está a donde debe estar? Esto termina siendo una lista de deseos de trabajo, incluyendo iniciativas de TI y de negocios.

5. Crear un caso de negocio para cada proyecto: El caso de negocio proporciona suficiente información preliminar para que los proyectos puedan ser priorizados más tarde. Esto podría incluir:

  • Asignación de un patrocinador.
  • Requerimientos empresariales de alto nivel y principales entregables.
  • Esfuerzo estimado de alto nivel, costo y duración.
  • Análisis costo-beneficio de alto nivel.
  • Describir cómo el proyecto se alinea con las metas y estrategias.
  • Análisis de riesgo de alto nivel.

6. Priorizar los proyectos: Priorizar los proyectos basados en el valor del negocio y la alineación con las metas y estrategias. Esto no siempre es una comparación de manzanas a manzanas, ya que hay muchas razones por las que un proyecto en particular podría ser de valor. A pesar de que todos los proyectos ofrecen valor a la empresa de alguna manera, algunos proyectos pueden ser rechazados por completo, mientras que los restantes se terminarán en una lista de prioridades.

7. Determinar qué proyectos serán financiados: Los proyectos con la más alta prioridad para la organización se presentan para la financiación. Esto podría incluir toda la lista de prioridades, o algún subconjunto. Por ejemplo, la organización puede tener 20 proyectos priorizados, pero puede tener financiación para sólo 10. Los proyectos que no reciben financiamiento van en un backlog de la cartera.

8. Inicie el proyecto: Una vez aprobado el proyecto, en algún momento estará listo para ejecutarse. El patrocinador del negocio debe revalidar el caso de negocio para asegurarse que el proyecto siga siendo viable. La organización debe estar preparada para comprometer los recursos necesarios para completar el proyecto. Si esos elementos están todos en su lugar, y la organización está todavía de acuerdo en proceder, entonces puede iniciar el proceso de planificación del proyecto.

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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Oficina de Gestión de Proyectos

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