Comience su proyecto con una reunión de arranque o Kickoff Meeting


Storm Troopers by Remy Frank

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El propósito de la reunión inicial es notificar formalmente a todas las partes interesadas que el proyecto ha comenzado y asegurarse que todos tienen una clara comprensión del proyecto y de sus roles. Como para todas las reuniones formales debe haber una agenda, hay una serie de puntos específicos que debes cubrir en esta reunión:

  • Presentar a las personas en la reunión.
  • Recapitular las informaciones contenidas en la acta de constitución del proyecto, incluyendo el propósito del proyecto, alcance, principales entregables, riesgos, supuestos, etc.
  • Discutir las funciones y responsabilidades importantes del equipo del proyecto, los clientes y las partes interesadas. Si hay confusión sobre el papel de cualquier persona u organización, debe ser discutido y aclarado ahora.
  • Repasar el enfoque general y el cronograma del proyecto. Esto dará a la gente una idea de cómo se desarrollará el proyecto. En particular, usted querrá asegurarse que la gente entienda lo que necesita estar haciendo en el corto plazo para apoyar el proyecto.
  • Contesta cualquier pregunta importante. El propósito de la discusión no es repetir el propósito del proyecto, sino permitir que las personas expresen preocupaciones y hagan preguntas específicas relativas al comienzo del proyecto.
  • Confirme que el proyecto está en marcha. Si el proyecto aún no ha comenzado, debe estar listo para comenzar de inmediato.

En general, el equipo del proyecto, el patrocinador y las principales partes interesadas deben estar presentes, siempre y cuando el juntar a todos estos no represente un problema. De ser así usted puede considerar sostener la reunión solamente con los actores claves. A continuación, puede reunirse con otros en las reuniones de mini-kickoff subsiguientes o puede enviar las informaciones de la reunión pertinente a las personas que no pudieron asistir.

Aunque la mayoría de las reuniones de kickoff se pueden realizar en una hora o dos, otras pueden requerir un día o dos. Las reuniones de lanzamiento más largas son especialmente importantes si el proyecto es muy complejo o controversial.

Finalmente, se dice que nunca tienes una segunda oportunidad de hacer una buena primera impresión. Esto es cierto con la reunión de inicio. Estarás utilizando la reunión para ayudar a establecer las expectativas del proyecto. Si la reunión es desorganizada, caótica o una pérdida de tiempo, los participantes probablemente llevarán esas percepciones al proyecto también. El director del proyecto debe asegurarse que se ha preparado bien para esta reunión y que esta se desenvuelva con fluidez.

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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

Publicado en Conceptos Básicos, Gestión de actores interesados

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