Siete pasos para evaluar si un proyecto marcha conforme a lo planeado


Never Surrender by Julian Fernandes

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A veces es difícil entender el estatus de un proyecto. Se puede pedir una evaluación o auditoria del proyecto para determinar exactamente dónde se encuentra el proyecto. En algunos casos, los proyectos incluyen evaluaciones en su Plan de Gestión de la Calidad. Estas evaluaciones utilizan regularmente un actor externo para su ejecución. Este “actor externo” podría ser cualquier persona cualificada fuera del gerente del proyecto.

La propia auditoría se centra en si se están utilizando procesos eficaces de gestión de proyectos y si el proyecto parece estar en marcha. Una auditoría de proyectos hace preguntas sobre los procesos utilizados para administrar el proyecto y generar resultados. La auditoría puede seguir este proceso:

  1. Notificar a las partes (Auditor) – El auditor notifica al gerente del proyecto de la próxima auditoría y programa un horario y lugar conveniente. Otras partes claves interesadas también son notificadas sobre la auditoría.
  2. Prepararse para la auditoría (Auditor) – El auditor puede solicitar cierta información por adelantado. El auditor también podría pedir al gerente del proyecto que esté preparado para discutir ciertos aspectos del proyecto. Esto asegura que el tiempo de reunión real sea lo más productivo posible.
  3. Realizar la entrevista inicial (Auditor, Gerente de Proyecto) – Durante la reunión inicial, el auditor hace las preguntas apropiadas para asegurar que el proyecto se desarrolla conforme a lo planeado. Si hay áreas que no están en marcha como lo planificado, el auditor las anota como tales.
  4. Realizar tantas otras entrevistas como sea necesario (opcional) (Auditor, Equipo del Proyecto) – Si el proyecto es grande o complejo, el auditor puede necesitar realizar un análisis de seguimiento. Esto incluye reunirse con otros miembros del equipo y clientes, y revisar documentación adicional.
  5. Documentar las conclusiones (Auditor) – El auditor documenta el estatus y los procesos utilizados en este proyecto tomando como referencia las mejores prácticas. Si la organización tiene estándares y políticas establecidas para la administración de proyectos, el auditor determina si alguno de ellos no se está siguiendo en el proyecto auditado. El auditor también hace recomendaciones sobre las cosas que se pueden hacer para desempeñar una gestión más eficaz y proactiva del proyecto.
  6. Revisión del proyecto de informe de auditoría (Auditor, Gerente de Proyecto) – El auditor y el gerente del proyecto se reúnen para repasar los hallazgos iniciales. El auditor describe cualquier deficiencia en la administración del proyecto y presenta las recomendaciones de cambios. Esta revisión también proporciona una oportunidad para que el gerente del proyecto proporcione una refutación cuando sea necesario.
  7. Informe final del problema (auditor) – El auditor publica un informe final de conclusiones y recomendaciones. El gerente de proyectos también puede dar una respuesta formal a la auditoría. En la respuesta formal, el gerente del proyecto puede aceptar puntos y discutir planes para implementarlos.

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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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