Tres técnicas esenciales para gestionar el cronograma


Day 116 by Pascal

Administrar el cronograma es una de las actividades más importantes de un gerente de proyecto. Existen muchas técnicas excelentes para ayudar en la administración de este. Aquí le dejamos tres de estas.

1. No administre las actividades por porcentaje completado

Cuando una actividad comienza es cero por ciento completo. Cuando la actividad está terminada, está 100% completa. En medio es más complicado. Si un miembro del equipo lleva 20 horas de trabajo en una actividad de 40 horas, se podría decir que es esta está 50% completada. ¿Pero es esto así? Sólo porque las horas trabajadas representan el 50% del tiempo estimado para la tarea, ¿significa que la actividad está completada en un 50%? Normalmente no.

El director del proyecto podría pedir a los miembros del equipo que informen sobre su porcentaje completo, pero la respuesta suele ser altamente arbitraria. Si un miembro del equipo le dice que el 60% está completo. ¿Cómo lo sabes realmente? ¿Cómo sabes si realmente la actividad se encuentra en un 58% o un 62% completada?

2. Gestionar el calendario por fecha de vencimiento

Una mejor manera de obtener la información que necesita es preguntar “¿Cuándo se completará el trabajo?” Si el cronograma muestra que una actividad debe completarse el viernes y llegado este día el trabajo no está hecho, no pregunte al miembro del equipo por el porcentaje completado. En lugar de esto, pregúntele “¿Cuándo se completará el trabajo?” Preguntar cuando el trabajo se completará le da información concreta que puede colocar en su cronograma, al tiempo que obtiene del miembro del equipo otro compromiso para la nueva fecha de finalización.

3. Pida a una parte externa que revise el cronograma periódicamente

A veces, el gerente del proyecto puede sentirse demasiado cómodo (o demasiado incómodo) en cómo progresa el proyecto. En muchos casos, tiene sentido que otra parte evalúe los procesos de gestión de proyectos que se están utilizando y compruebe que el proyecto está progresando como se esperaba. Esta “parte externa” podría ser cualquier persona cualificada fuera del gerente del proyecto. En algunos c

asos, su organización puede tener un especialista interno en auditoría de proyectos. Es posible que el Director del Proyecto o el Patrocinador del Proyecto también pueda realizar esta revisión. La parte externa podría ser un contratista o consultor externo, pero no es necesario que lo sea.

El director del proyecto o el gestor funcional podrían pedir una auditoría del proyecto como parte de un programa general de gestión de la calidad. En algunos casos, tales como un proyecto gubernamental, se pueden solicitar auditorías periódicas como parte del contrato global. En cualquier caso, una auditoría externa debe proporcionar confort a los interesados ​​del proyecto que se están utilizando procesos de gestión de proyectos efectivos y que el proyecto parece estar ‘on-track’.

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Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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