¿Cómo gestionar proactivamente los recursos sin autoridad?


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Si los miembros del equipo están excediendo sus fechas límite para completar sus tareas o entregables, primero debe tratar de determinar la causa. Por ejemplo, si se debe a una falta de habilidades, esto debe ser abordado a través de la capacitación del recurso o de su reemplazo. Si es porque no entienden completamente las expectativas que se tiene, entonces usted debe hacer algunos cambios también.

Autoridad del gerente de proyecto

Aunque los miembros del equipo no se reportan a usted funcionalmente, su trabajo en el proyecto todavía debe ser parte de su revisión general del desempeño. Puede tratar de responsabilizar a la gente asegurándose de que entiendan que proporcionará retroalimentación de rendimiento en su revisión. (Esto se llama “poder de recompensa”.) Esto también debe ser apoyado y acordado por los gerentes funcionales de personal.

Otra forma de liderar es recordando al personal que usted está administrando el proyecto en nombre del patrocinador del proyecto. Aunque puede que no tenga mucho poder formal, generalmente el patrocinador del proyecto lo tiene. El personal es responsable de completar el trabajo que solicita el patrocinador. Si se refiere a las necesidades del patrocinador de esta manera usted está ejerciendo poder “referente”. Esto significa que no puede tener poder formal, pero representa a alguien que si lo tiene.

Procesos de gestión de proyectos

Desde el lado de la gestión de procesos, hay técnicas de gestión de proyectos y procesos que deben ser utilizados. En primer lugar, si la disponibilidad y el rendimiento del equipo están en duda, usted debe plantear esto de forma temprana como un riesgo del proyecto. Como parte de la gestión de riesgos, es necesario poner en ejecución un plan proactivo para asegurarse de que este riesgo sea abordado. Cuando los recursos no cumplan con los plazos y sus ‘deadlines’ están en peligro, es posible que tenga que registrar un problema y realizar la gestión de problemas. Durante la administración de problemas, vuelva a buscar la causa del problema y trate de resolverlo.

Además, asegúrese de que los miembros de su equipo se comuniquen de manera proactiva con usted. En muchos casos, no es el hecho de que la gente pierda sus plazos lo que le frustra; es que el miembro del equipo no le diga de antemano. Si el miembro del equipo se comunica de manera proactiva, puede ver el problema de antemano mientras todavía usted tiene alguna habilidad para ayudar. Si sólo pierde el ‘deadline’ y no se comunica, este miembro entonces no está manejando las expectativas como debe hacerse. Del mismo modo, el gerente del proyecto necesita comunicarse proactivamente también. Comuníquese bien con su equipo y asegúrese de entender las fechas y las expectativas. También comunicarse proactivamente con los administradores funcionales y asegurarse de que saben cuándo hay problemas de compartición de recursos o problemas de rendimiento de las personas.

La gestión de proyectos en organizaciones con estructura matricial implica un complejo y delicado equilibrio entre gestores de proyectos y gestores de recursos. El gerente del proyecto por lo general tiene una autoridad limitada en la administración del personal en estas situaciones. Aun así, es posible completar sus proyectos con éxito. Hay muchos procesos de gestión de proyectos y técnicas que pueden ayudar. Utilícelos para evidenciar los riesgos y problemas cuando sea necesario. Además, asegúrese de utilizar el poder del patrocinador del proyecto. El patrocinador puede ayudarle a generar urgencia y enfoque, y también puede tener un impacto en los gerentes funcionales para asegurarse de que tiene los recursos que necesita para tener éxito.

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Acerca de

Profesional de la Gestión de Proyectos, PMP, con estudios en Ingeniería Civil y vasta experiencia en el área de servicios tecnológicos al sector financiero y comercial. Experiencia en Liderazgo Organizacional, Agile Project Management, Re-ingeniería de Procesos y Business Process Modeling.

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Publicado en Gestión de los Recursos Humanos
2 comments on “¿Cómo gestionar proactivamente los recursos sin autoridad?
  1. Tomás Kelly dice:

    Excelente aporte Danny, siempre útil e interesante. Quedamos a la espera de tu próxima publicación.

    Gracias!

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